1）发票抬头一律为学院全称“中国矿业大学徐海学院”，按照国税总局规定，开具增值税普通发票的，需注明学院纳税人识别号，开具增值税专用发票的，还需注明学院地址、开户银行信息、电话等，开票相关信息如下：
    单位名称：中国矿业大学徐海学院
    纳税人识别号：52320000509200750K
    单位地址：江苏省徐州市泉山区金山东路1号
    单位电话：051683995235
    开户银行：中国工商银行徐州泉山支行（行号102303002118）
    账号：1106021119210041509
    2）办公用品费、耗材费、打印复印费、服装租赁费、维修费等发票，发票未注明所购买物品数量、单价信息的，报销时要额外提供对方加盖公章的费用具体明细，开具增值税发票的，具体明细需要从增值税税控系统中导出，并加盖发票专用章。
    3）按照《现金管理暂行条例》规定，结算金额在1000元以下的零星支出可用现金支付。因特殊情况，不能通过学院办理转账，或确需先行刷卡支付的，支付的限额可以放宽至3000元以内（不含3000元），报销时需附原因说明，并经单位领导审核同意，采取刷卡支付的，报销人要提供刷卡回单，采取网上支付、手机支付的，报销人要提供订单成功支付截图打印件。上述限定金额3000元通常是单张发票，若同一单位同期开具的同类发票或连号发票，若干张累计金额达到3000元以上（含3000元），将视为单张发票处理。
    4）学生活动中涉及到一些实物奖励，报销时，需提供学生的奖品领取签字明细。
    5）市内短途差旅费报销，报销人要提供市内短途事由及费用明细。一次性报销短途差旅费金额较多的，需填写短途差旅费明细表（院财务处网站有模板下载）。出差差旅费报销中已经包含了80元/天/人的交通补助，因此往返机场、高铁站、火车站、汽车站等的市内短途费用不再报销。
    6）对于出差无住宿费发票的情况，符合以下条件的，可以报销出差相关费用：①在出差相关的会议通知上有注明由主办方承担住宿费，或者由主办方书面进行相关情况说明并加盖公章；②出差住宿在自己家或亲朋好友家的，报销人要写相对详细的说明，包括小区名称、楼号、姓名等（大校那边甚至建议要求要提供房主的身份证复印件），报销时作为附件进行留存备查。
    7）工会经费支出教职工实物福利的，报销时，需提供教职工物资领取签字明细。
    8）规范借款支出。只有本院教职工才能办理借款（带学生实习的矿大教师除外），严格控制无具体预算项目和无预算金额的借款，借款金额要小于预算金额。借款期限控制在三个月以内，借款事项工作完结，应尽快履行还款手续，逾期不归还的，将向借款人发送催款通知。日常一般备用金性质借款，从资金安全角度考虑，一般不应超过3000元，借款人应及时报账，冲销借款，防止相关票据积压或丢失。
    9）外埠出差事先要履行审批手续，因涉及出差审批权限问题，审批单中出差预算务必要填写完整、准确，不要遗漏，实际费用若控制不好，超出预算额15%以外部分，将由个人自行负担。
    10）通过中介机构代订出差车票、机票、酒店住宿的，中介机构开具的增值税发票备注栏需注明代订服务中相应车次、航班、酒店住宿信息。
    11）开具工程施工类增值税发票的，需在发票备注栏注明工程施工名称、施工地点。
    12）开具增值税电子发票的，由于电子发票允许报销人自行打印，报销人需在发票上签字确认该发票为首次报销，其他要求与增值税普通发票一致。